SaldeoSMART wprowadza nową funkcjonalność – automatyzację rozrachunków – do swojej platformy wspierającej pracę księgowych i biur rachunkowych. Funkcja korzysta z mechanizmów sztucznej inteligencji. Pozwala na automatyczne pobieranie listy transakcji z banku, a także łączenie tych transakcji z odpowiednimi dokumentami oraz uaktualnianie stanu płatności bez ingerencji pracownika firmy czy działu księgowego. Nowe narzędzie oznacza oszczędność czasu, lepszą kontrolę nad finansami oraz wyeliminowanie wielu błędów z procesu rozrachunkowego.

Rozrachunki to proces księgowania i monitorowania należności i zobowiązań firmy. Obejmuje on wystawianie faktur, rejestrowanie płatności, sporządzanie zestawień i monitorowanie terminów płatności. Ręczne przeprowadzanie rozrachunków jest czasochłonne, podatne na błędy i wymaga dużej dokładności.

Ręczne prowadzenie rozrachunków – niedogodności dla firm i księgowych

Na ręcznym prowadzeniu rozrachunków tracą i firmy, i biura rachunkowe. Pracownicy administracji firmowej są zmuszeni regularnie sprawdzać stan konta bankowego i w systemie oznaczać wystawione faktury sprzedażowe i kosztowe jako zapłacone. Poświęcają również czas na poszukiwanie dokumentów powiązanych z przeprowadzonymi transakcjami. Nie są w stanie też w dowolnym momencie stwierdzić, czy wszystkie faktury zostały już opłacone.

- To rodzi problemy z kontrahentami. Jeśli pracownicy firmy działają w oparciu o listę transakcji wygenerowaną na przykład poprzedniego dnia, mogą wszcząć proces windykacyjny w stosunku do osoby, która opłaciła fakturę klika godzin temu. Nie mając bieżącego dostępu do transakcji i ich statusu trudno jest śledzić sytuację finansową przedsiębiorstwa. Z drugiej strony niewielu jest pracowników mających uprawnienia do firmowych rachunków bankowych. Lista osób, które są zorientowane w transakcjach, jest bardzo ograniczona – mówi Edyta Wojtas, założycielka i wiceprezes zarządu firmy BrainSHARE IT, producenta aplikacji SaldeoSMART.

Natomiast księgowi w procesie ręcznego prowadzenia rozrachunków czekają na przesłanie przez właściciela rachunku wyciągu bankowego w postaci pliku PDF. Bardzo często muszą przypominać o konieczności dostarczenia takiego dokumentu. Dodatkowo proszą o uzupełnianie brakujących informacji i poszukują połączeń między transakcjami i przypisanymi do nich dokumentami. To wszystko wymaga czasu.

Nowa funkcjonalność w SaldeoSMART

Aby wspomóc pracę księgowych oraz pomóc firmom w zyskaniu lepszego wglądu w aktualny stan transakcji, producent SaldeoSMART zaproponował użytkownikom nową funkcjonalność. Automatyczne rozrachunki pozwalają na usprawnienie procesu fakturowania, rozliczania i księgowania płatności.

- Automatyzacja rozrachunków to połączenie trzech różnych modułów w naszym systemie: faktur sprzedaży, dokumentów i wyciągów. SaldeoSMART automatycznie pobiera transakcje bankowe ze zintegrowanego z nim rachunku bankowego i umieszcza je na liście transakcji, następnie automatycznie łączy transakcje z fakturami sprzedaży i zakupu oraz oznacza faktury jako rozliczone. Do zadań księgowego należy już tylko nadanie wymiarów transakcji oraz zaimportowanie transakcji wraz z powiązaną fakturą do programu księgowego. Rozrachunki w tym programie tworzą się już automatycznie – wyjaśnia Edyta Wojtas.

Firma pracuje dziś także nad zautomatyzowaniem nadawania wymiarów transakcji.

Korzyści z automatycznych rozrachunków w SaldeoSMART

Firmy i księgowi korzystający z nowej funkcjonalności mogą liczyć na istotne usprawnienia pracy.

• Oszczędność czasu: Automatyzacja procesu prowadzenia rozrachunków pozwala na znaczną oszczędność czasu.
• Eliminację błędów: Automatyczny import danych z faktur i kont bankowych eliminuje ryzyko błędów w księgowości.
• Pełną kontrolę: Platforma SaldeoSMART zapewnia bieżący dostęp do informacji o stanie należności i zobowiązań w czasie rzeczywistym.
• Poprawę płynności finansowej: Automatyczne rozrachunki usprawniają proces windykacji i wpływają na terminowe regulowanie należności.
• Lepszą motywację pracowników: Pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, co zwiększa ich motywację i efektywność.

Bezpieczeństwo, integracje i dostępność

SaldeoSMART opiera się w swojej nowej funkcji na rozwiązaniu bezpiecznego dostawcy Unifiedpost, który dysponuje gwarancją Komisji Nadzoru Finansowego oraz licznymi certyfikatami. Narzędzie bazuje na standardzie PSD2, czyli dyrektywie o usługach płatniczych w Unii Europejskiej. Co ważne, SaldeoSMART jedynie pobiera dane z rachunku bankowego, nie ma natomiast żadnych praw do zlecania płatności.

- To użytkownik naszej platformy łączy konto z systemem bankowym. Zakłada też konto na stronie Unifiedpost i przeprowadza proces autoryzacji w banku. W każdej chwili może odwołać uwierzytelnianie, które zresztą i tak wymaga regularnego odnawiania. Cały proces jest zatem bezpieczny i w pełni kontrolowany przez właściciela konta bankowego – podkreśla Edyta Wojtas.

Automatyzacja rozrachunków jest dziś dostępna dla pakietów: Asystent księgowego, Specjalista (dla biur rachunkowych i firm) oraz Ekspert (dla biura rachunkowych i firm). Funkcja jest zintegrowana z popularnymi programami księgowymi: enova365, Optima oraz Symfonia. Producent pracuje nad udostępnieniem kolejnych integracji.