Uwaga! Do końca lutego firmy muszą przygotować i wysłać roczne zeznania podatkowe PIT-11/PIT-40 swoich pracowników!

Nowoczesna księgowość nie dałaby sobie rady bez komputerów. Z pomocą przychodzą także dedykowane programy do wypełniania formularzy podatkowych. Nie tylko ułatwiają finansowe rozliczenia i maksymalizują poprawność dokumentów, ale i pozwalają w komfortowy sposób rozliczać z fiskusem całą kadrę dużego nawet przedsiębiorstwa.

Jakie cechy powinien posiadać program komputerowy, który pozwoli wypełnić kilkadziesiąt, kilkaset, a nawet kilka tysięcy formularzy podatkowych, w tym rocznych deklaracji PIT?

Programy do zastosowań profesjonalnych a aplikacje do rozliczeń osobistych

Choć w Internecie nie brakuje darmowego oprogramowania do wypełniania standardowych formularzy PIT, to należy pamiętać, że jest ono przeznaczone do sporadycznego, najczęściej jednorazowego wykorzystania. Pomoże w wypełnieniu zeznania podatkowego najwyżej dla członków rodziny, ale nie sprawdzi się w biznesowych zastosowaniach. Biura i kancelarie podatkowe, doradcy podatkowi, działy księgowości w średnich oraz dużych firmach lub zewnętrzne firmy księgowe muszą korzystać z bardziej rozbudowanych programów. Co nie znaczy bardziej skomplikowanych lub trudniejszych w obsłudze! Po prostu dopasowanych do skali prowadzonych operacji i liczby obsługiwanych podatników. Przykładem takiego rozwiązania może być program „eDek – Elektroniczne Deklaracje”, opracowany przez WORD Software. Wykorzystamy go do prezentacji funkcji, które znacznie ułatwiają codzienne zmagania z formularzami podatkowymi.

Zgodność z najnowszym prawem

Dobry program do wypełniania PIT-ów musi nadążać za regularnymi zmianami prawa i modyfikacjami finansowych deklaracji. Bez tego będzie bezużyteczną aplikacją, która może więcej zaszkodzić, niż pomóc. Wspomniane powyżej oprogramowanie eDek, nadążając za zmianami fiskusa, od początku 2012 roku otrzymało już 9 aktualizacji. Średnio, daje to jedną aktualizację co sześć dni! Lepiej nie myśleć, co byłoby, gdyby producent nie dbał o aktualność programu.

Zestaw obsługiwanych deklaracji

Druków, druczków, PIT-ów i załączników w polskim prawie podatkowym nie brakuje. Aby aplikacja była wszechstronnym pomocnikiem księgowości, musi obsługiwać pełen zestaw formularzy tak, aby każdy indywidualny przypadek pracownika lub Klienta mógł być przedstawiony za pośrednictwem właściwej deklaracji. Formularze CIT, IFT, NIP, PCC, PIT, VAT, … − baza obsługiwanych obecnie przez program eDek formularzy liczy 101 wzorów! Nie licząc deklaracji w różnych wersjach, uzależnionych od okresu, którego dotyczą. Ta funkcjonalność umożliwia sporządzanie korekt deklaracji za przeszłe okresy. Wystarczy powiedzieć, że tylko dobry program pozwoli poruszać się sprawnie i wydajnie w takim gąszczu.

Podstawowe funkcje

Oprócz wypełniania wielu typów deklaracji podatkowych, dedykowany program musi udostępniać możliwość drukowania na czystych kartkach papieru oraz a także na gotowych formularzach, wypełniać i drukować polecenia przelewów bankowych, dbać o regularne tworzenie kopii, udostępniać możliwość sporządzania korekt istniejących deklaracji, przeszukiwać je w oparciu o różne kryteria, grupować według osób lub podmiotów, dla których deklaracje zostały sporządzone, a także przechowywać wszelkie informacje rejestrowe podatników, co znacznie skraca czas wypełniania nowych deklaracji.

Zaawansowane funkcje dobrego programu do deklaracji podatkowych

Oprogramowanie wspomagające zarządzanie dużą liczbą obowiązkowych formularzy musi przyporządkowywać określone deklaracje właściwym podmiotom, przechowywać wpisy w bazie danych oraz dawać możliwość pracy wielostanowiskowej. eDek wyposażony jest dodatkowo w kreator elektronicznego wysyłania wielu deklaracji jednocześnie i pobierania potwierdzeń, umożliwia także import i wysyłkę deklaracji sporządzonych przy pomocy specjalistycznych programów finansowo-księgowych. Nasz przykładowy program może korzystać z danych takich aplikacji, jak System Symfonia firmy Sage. Co więcej, eDek udostępnia dodatkowo mechanizm konwersji zeszłorocznej wersji deklaracji PIT-11(18) do bieżącej wersji PIT-11(19), co przydaje się wtedy, gdy producent programu finansowo-księgowego nie zdążył z jego uaktualnieniem i aplikacja ta nadal generuje stare wersje PIT-11.

Elektroniczna wysyłka dokumentów

Program eDek umożliwia także składanie bezpiecznego podpisu cyfrowego, wysłanie deklaracji do systemu e-Deklaracje i pobieranie urzędowych poświadczeń odbioru. Aby wspomóc użytkownika, program udostępnia wbudowanego kreatora wysyłki. Pozwala on wysłać jednoczesne wiele deklaracji, co upraszcza obsługę i skraca czas całej procedury. eDek w bieżącej wersji dostarcza drogą elektroniczną do systemu e-Deklaracje ponad 145 typów deklaracji podatkowych. Warto wspomnieć, że wielu spośród użytkowników programu wysyła przy jego pomocy nawet po kilka tysięcy deklaracji PIT-11.

Wygląd programu

Dobry program do deklaracji podatkowych powinien być przyjazny dla użytkownika. Zdaniem użytkowników, ważne jest, by aplikację można było w podstawowym zakresie używać praktycznie po pierwszym uruchomieniu, bez specjalistycznego wdrażania i czasochłonnych szkoleń. Takie wyzwanie postanowili spełnić twórcy programu eDek, oferując czytelną i przejrzystą strukturę, a także intuicyjną i łatwą obsługę. Mimo częstej niechęci użytkowników do studiowania instrukcji, producent powinien udostępniać zestaw wsparcia i pomocy. Najlepiej w postaci internetowych samouczków w wersji wideo. Z przykładowym zestawem, udostępnianym przez WORD Software można zapoznać się na stronie http://www.e-dek.pl/video.htm. Demonstracyjne filmy podpowiedzą, jak zarejestrować firmę, jak utworzyć deklarację wraz z załącznikami, jak wysłać deklarację drogą elektroniczną i odebrać potwierdzenie oraz jak zaimportować deklaracje z plików. Zawsze można pobrać także wersję demonstracyjną programu, zapoznać z obsługą oraz sprawdzić funkcjonalność. Wersja próbna programu eDek zawiera ograniczenie ilości wypełnionych deklaracji do 10-ciu, a po osiągnięciu tego limitu program nie zezwoli na tworzenie nowych deklaracji, jednak powinno to wystarczyć, aby poznać możliwości tego typu aplikacji. Tylko w tym roku zdecydowało się na to ponad 1000 zainteresowanych użytkowników.

Wymagania systemowe

Sprawdzając możliwości aplikacji w wersji demonstracyjnej warto także przeanalizować jej działanie w systemie, którego używamy na komputerze. Aplikacja do wypełniania PIT-ów i innych formularzy podatkowych powinna być zgodna z najpopularniejszymi systemami operacyjnymi. Przykładowo, eDek sprawdzi się takich środowiskach, jak Windows 2000, Windows XP, Windows Vista oraz Windows 7, czyli najpopularniejszych obecnie systemach operacyjnych w polskich firmach. Wszelkie dodatkowe pakiety oraz składniki opcjonalne, wspomagające pracę programu, powinny być udostępnianie przez producenta. WORD Software posiada dedykowaną podstronę w Internecie, która pozwala pobrać niezbędne komponenty. Takie podejście potwierdza, że mamy do czynienia z profesjonalnym producentem, który zapewnia pomoc i gwarantuje, że nie zniknie z rynku po sezonie „polowań” na wypełnionego PIT-a. Aplikacja eDek na rynku funkcjonuje już 4 lata, i jest dostępna w formie rocznych subskrypcji, w ramach której użytkownik może bezpłatnie pobierać aktualizacje tego programu.

Mimo iż sprawa wyboru optymalnego programu do deklaracji podatkowych, radzącego sobie nawet z tysiącami dokumentów nie jest prosta, mamy nadzieję, że udało się nam przedstawić najważniejsze elementy, na które należy zwrócić uwagę.