Wigilijne imprezy dla pracowników to popularny sposób na to, by zrobić coś dla zespołu, zintegrować go, wspólnie spędzić czas i dodatkowo związane z tym wydatki wliczyć w koszty.

By to było możliwe, organizowana przez firmę impreza musi rzeczywiście być eventem dla pracowników, który ich integruje (czyli przyczynia się do wzrostu wartości firmy). Jak udowodnić (księgowo) to, że wydarzenie faktycznie miało wydźwięk integracyjny?

Impreza integracyjna – kiedy będzie stanowić koszt?

Dzięki interpretacji Ministerstwa Finansów impreza dla pracowników może stanowić koszt uzyskania przychodu (sygnatura: PB3/GN-8213-298/05/1680). Jest to związane z tym, że dzięki takiemu eventowi poprawiać ma się atmosfera w pracy, pracownicy stają się bardziej produktywni, a co za tym idzie – ma to wpływ na wyniki finansowe firmy. Jeśli taka impreza organizowana jest ze środków obrotowych, może zostać wliczona w koszty przez pracodawcę. Musi jednak spełnić kilka warunków.

Impreza musi być skierowana jedynie do pracowników (jeśli będą w niej brali udział np. również kontrahenci firmy, to jest to wydatek na reprezentację). Jak udowodnić, że w imprezie biorą udział jedynie pracownicy? Uważa się, że najlepszym rozwiązaniem jest sporządzenie listy uczestników wydarzenia. Jest to w pewnym sensie rozwiązanie dobre, ale niestety obarczone skutkami podatkowymi dla pracownika biorącego udział w evencie, który (jeśli jest on finansowany ze środków obrotowych firmy) musi odprowadzić podatek za przychód powstały na skutek takiego uczestnictwa. Uznaje się jednak, że jeśli nie ma możliwości przyporządkowania kwoty kosztów do pracowników (czyli np. impreza była dobrowolna i nie wiadomo, ile osób ostatecznie wzięło w niej udział), to nie można przyporządkować kosztów do pracownika i wówczas rezygnuje się z opodatkowania (decyzja Urzędu Skarbowego w Tarnobrzegu wydana 10 października 2005 roku, sygnatura: US.II-415/21/05).

Jak zatem udowodnić, że na imprezie byli obecni pracownicy (bez kontrahentów), ale nie wiadomo, kto na niej był konkretnie? Dowodem mogą być zdjęcia z zabawy (widać na nich część pracowników) bądź mailowe zaproszenia kierowane do całej firmy.

A czy na imprezę integracyjną można zaprosić rodzinę pracownika?

Wydawałoby się, że nie, ale urząd skarbowy ostatnimi czasy okazuje się łaskawy dla przedsiębiorców. Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 31 marca 2015 roku (sygnatura: IBPBI/2/423-1570/14/AP) uznała, że za koszt uzyskania przychodu można uznać całość wydatków na organizację pikniku dla pracowników i ich rodzin. Warto pamiętać, że wyrok dotyczy jedynie rodzin podwładnych, a nie osób towarzyszących – zatem pracownik może zabrać ze sobą na imprezę żonę, ale jeśli para żyje bez legalizacji związku małżeńskiego, to niestety przyjście pracownika z partnerem może wiązać się z brakiem możliwości rozliczenia kosztów całej imprezy (dlatego w e-mailu do pracowników lepiej posługiwać się terminem „rodzina”).

Dla możliwości odliczenia kosztów imprezy integracyjnej niezwykle ważny jest jej cel – czyli jeśli spotkanie miało na celu poprawę komunikacji, umacnianie więzi pracowniczych w zespole, zwiększenie motywacji wewnętrznej i polepszenie atmosfery pracy, to wydatki na imprezę można uznać za takie, które przyczyniają się do zwiększenia przychodu pracodawcy. Jak to udowodnić? Pomocny może być tu program imprezy (w którym np. opisano gry i zabawy integracyjne bądź takie związane z budowaniem zespołu – np.: gra miejska czy zawody między pracownikami), zdjęcia dokumentujące istnienie prezentacji motywacyjnej przeprowadzonej w trakcie zabawy czy jakiekolwiek inne dowody, które można uznać za świadczące o tym, że komunikacja w firmie i integracja dzięki imprezie zaistniała (takim dowodem mogą być nawet komentarze na wewnętrznym forum firmy czy intranecie). Podatnik musi być przygotowany na to, by na wezwanie US-u móc udowodnić integracyjny charakter imprezy. W przypadku zabawy świątecznej jest to o tyle łatwe, że można uwzględnić w jej programie podsumowanie roku w firmie (budowanie zespołu), nagradzanie najlepszych zespołów czy pracowników (motywacja) czy zaproszenie do jednego stołu podwładnych z różnych oddziałów (poprawa komunikacji).