Artykuł Dodaj artykuł

Digitalizacja firmowych dokumentów

Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na zastąpienie papierowej dokumentacji jej elektroniczną wersją. Biznes wolny od papieru to przede wszystkim mniejsze koszty, większa produktywność i natychmiastowa interakcja. 

Logo SaldeoSMART

Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na zastąpienie papierowej dokumentacji jej elektroniczną wersją. Biznes wolny od papieru to przede wszystkim mniejsze koszty, większa produktywność i natychmiastowa interakcja.

Pękające w szwach szafy z firmowymi segregatorami już dawno stały się przeżytkiem. „Szybkość papieru” pozostawia obecnie wiele do życzenia, a w prowadzeniu nowoczesnego biznesu to za mało, aby sprostać wymaganiom konkurencji.

Przejdź na „digitalną stronę” biznesu

Informatyzacja świata to zjawisko, przed którym nie sposób jest się uchronić. Posługiwanie się informacją elektroniczną stało się dla nas rzeczą naturalną. Właściwie trudno jest wskazać obecnie firmę, w której nie ma komputera. Co więcej, stanowi on coraz częściej nie tylko narzędzie pracy, ale także podstawę funkcjonowania danego przedsiębiorstwa. Według raportu AIIM (Association for Information and Image Management) zatytułowanego „Paper Wars 2014 – an Update from the Battlefield” w coraz większej ilości firm dane cyfrowe zaczynają wypierać papierową dokumentację. Aż 68 proc. respondentów jest przekonanych, że dokumenty w tradycyjnej formie we współczesnych czasach przestają być efektywne. Tony teczek i segregatorów obecnie przenoszone są do elektronicznego archiwum w chmurze, e-faktury zastępują papierowe, a technologie mobilne umożliwiają dostęp do firmowej dokumentacji z każdego miejsca i o każdej porze. Ten trend można także zaobserwować w polskich firmach.

Archiwum w chmurze

Digitalizacja firmowej dokumentacji jest odpowiedzią na potrzeby współczesnych przedsiębiorców. Czas i miejsce w nowoczesnym biznesie nie grają roli. Ważne, aby można było firmę prowadzić wszędzie, nie tylko w pracy. Siedziba przedsiębiorstwa przenosi się więc do chmury. Digitalizację najczęściej rozpoczyna się od skanowania dokumentów, które następnie są odczytywane i kategoryzowane przez dedykowaną aplikację, jaką jest np. SaldeoSMART. Kolejnym elementem jest umieszczenie firmowej dokumentacji w elektronicznym archiwum z dostępem 24/h. Dzięki temu możemy mieć do niej wgląd bez konieczności udawania się do siedziby firmy. Co więcej, odnalezienie interesującej nas pozycji w e-archiwum jest dużo prostsze i szybsze niż przeczesywanie teczek i segregatorów. Ponadto, dokumenty te są lepiej chronione przed zniszczeniem, bądź zgubieniem oraz posiadają swoją kopię zapasową a dostęp do nich jest zabezpieczony odpowiednimi certyfikatami.

Elektroniczny obieg dokumentów

Obieg dokumentów SaldeoSMART posiada ogromną ilość funkcjonalności. Całość dokumentacji rejestrowana jest automatycznie, niezbędne dane są odczytywane za pomocą technologii OCR, odnalezienie interesującej pozycji umożliwia nam zaawansowana wyszukiwarka. Posiada ponad 30 integracji z programami księgowymi i systemami ERP. Wiele opcji współpracy z zewnętrznymi systemami sprawia, że dany dokument łatwo i szybko można przekazać do odbiorcy. Dodatkowym atutem jest dostęp nawet na urządzeniach mobilnych. Za sprawą elektronicznego archiwum w chmurze, z firmowych dokumentów może korzystać kilka osób w jednej chwili, co znacznie ułatwia pracę, optymalizuje czas, zmniejsza ryzyko zgubienia umowy czy faktury, a także usprawnia obieg dokumentacji wewnątrz i na zewnątrz firmy.

Minimum pracy maksimum korzyści

Co tak naprawdę zyskujemy dzięki digitalizacji? Elektroniczne archiwum dokumentów pomaga uporządkować nam naszą dokumentację i zwolnić przestrzeń, którą wcześniej zwykły zajmować tony papierów. Oprócz miejsca w biurze zyskujemy także czas. Z e-dokumentów może korzystać kilka osób jednocześnie, a ich przekazywanie dalej odbywa się za pomocą jednego kliknięcia. Dane firmowe są odpowiednio chronione przed uszkodzeniem, zniszczeniem, zgubieniem, bądź utraceniem. Elektroniczny obieg dokumentów odbywa się nawet o połowę szybciej niż jego tradycyjna wersja. Dzięki temu skraca się czas pracy nad dokumentacją, a tym samym zwiększają się zyski przedsiębiorstwa. Digitalizacja jest więc praktycznie nieodłącznym procesem, zachodzącym w każdej nowoczesnej firmie. Jeśli jeszcze nie przeszedłeś na „digitalną stronę” biznesu zrób to już dziś z SaldeoSMART.

Artykuł został dodany przez firmę

Producent SaldeoSMART - BrainSHARE IT Sp. z o.o.

SaldeoSMART to nowoczesna platforma dla księgowych w biurach rachunkowych, która umożliwia odczytywanie danych z faktur wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Zapoznaj się z ofertą firmy


Inne publikacje firmy


Podobne artykuły