Artykuł Dodaj artykuł

Jak księgować bezpiecznie?

30-06-2016, 02:00

Bezpieczeństwo operacji finansowych jest jednym z podstawowych wymiarów właściwie prowadzanej księgowości. Na jego poziom wpływają nie tylko opracowanie i przestrzeganie odpowiednich procedur, ale również środowisko w jakim się pracuje oraz wykorzystywane oprogramowanie.

Poniżej znajdziesz kilka porad, które pomogą Ci w zagwarantowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa zapewniając tym samym poczucie spokoju i komfortu pracy.

Jak księgować bezpiecznie? Varico

Aktualizuj system operacyjny oraz oprogramowanie

System operacyjny jest sercem komputera i stanowi często zarówno jedną z pierwszych jak i ostatnich linii obrony w kryzysowych sytuacjach. W związku z ciągłą ewolucją technologii, zmieniają się również systemy operacyjne, a wraz z nimi ich funkcjonalność i zabezpieczenia. Firmy takie jak Microsoft nieustannie wprowadzają kolejne wersje i usprawniania, aby zagwarantować swoim użytkownikom bezproblemowe działanie. Niestety z czasem najstarsze wersje oprogramowania przestają być wspierane przez wydawcę, który nie jest w stanie zapewnić 100% bezpieczeństwa. W takich sytuacjach najlepszym wyjściem jest skorzystanie z nowszych wersji systemów, które oferują odpowiednie zabezpieczenia i wiele nowych, przydatnych funkcji.

W 2014 roku Microsoft zakończył wsparcie dla niegdyś niezwykle popularnego systemu Windows XP. Chociaż nadal można swobodnie korzystać z „ikspeka”, coraz więcej programów nie będzie prawidłowo działało na tej wersji systemu. Największym zagrożeniem jest jednak wykorzystanie przez cyberprzestępców znanych im luk lub innych sposobów zdobycia nieuprawnionego dostępu do komputera czy jego zasobów. Dlatego właśnie zachęcamy wszystkie księgowe do użytkowania nowszych wersji systemu Windows – 7, 8 oraz 10. Pozwoli to przede wszystkim mieć pewność, że wrażliwe dane oraz dokumenty nie wpadną w niepowołane ręce w wyniku problemów z systemem operacyjnym. Dodatkowymi zaletami będzie oczywiście szereg usprawnień oraz możliwość pełnego wykorzystania możliwości najnowszego oprogramowania (w tym dostarczanego przez Varico).

 

Odpowiednio zabezpiecz wrażliwe dane

Jednym z najczęstszych źródeł problemów związanych z działalnością księgową jest kwestia utraty danych. Powodów zaginięcia, zniszczenia lub przypadkowego skasowania niezwykle istotnych plików może być bardzo wiele. Począwszy od uszkodzeń mechanicznych, zalań i pożarów, przez awarie sprzętu, systemu lub oprogramowania na wypadkach losowych i nieuwadze skończywszy. Nawet największa skrupulatność nie jest w stanie wyeliminować wszystkich potencjalnych zagrożeń. Aby uchronić się przed negatywnymi konsekwencjami utraty danych należy je zatem odpowiednio zabezpieczyć poprzez np. archiwizację. Właściwe przechowywanie dokumentów jest kwestią znacznie istotniejszą niż jedynie dobra praktyka – art. 74 ustawy o rachunkowości nakłada obowiązek przechowywania ksiąg rachunkowych i innych dokumentów księgowych przez okres 5 lat.

Skuteczną choć kosztowną i czasochłonną metodą pozostaje wykonywanie kopii zapasowych na nośnikach fizycznych. Proces ten można również przyspieszyć i ułatwić wykorzystując m.in. chmurę czyli przechowywanie plików online w centrach danych. Nawet najlepsze technologie z tego zakresu są jednak tylko wirtualną przestrzenią, na którą można przesłać newralgiczne dane i dokumenty. Jeżeli problem wystąpi w trakcie ich przesyłania, późniejsze odczytanie plików może być niemożliwe. Najlepszym rozwiązaniem, które zapewni maksymalny poziom bezpieczeństwa jest korzystanie z Gwarancji Odtworzenia Danych (GOD). Usługę tę zapewnia zespół specjalistów, którzy gwarantują pełną pomoc z odzyskaniem utraconych plików nawet w sytuacji pojawienia problemu z ich odczytem. Kompleksowa pomoc i pewność odzyskania danych ma szczególnie istotne znaczenie przy dokumentach księgowych ze względu na stopień wrażliwości informacji oraz wagę dotrzymywania odpowiednich terminów formalnych.

Chroń swój komputer przed zagrożeniami

Każdego dnia pojawiają się nowe, nieznane wcześniej zagrożenia, na które należy uważać podczas korzystania z służbowego komputera. Ostatnio głośno było np. o złośliwych wirusach i trojanach, które w bardzo sprytny i skuteczny sposób podmieniają wprowadzany w formularzach numer konta bankowego. Aby uchronić się przed tym zagrożeniem konieczne jest ciągle użytkowanie aktualnego oprogramowania antywirusowego oraz stosowanie się do ogólnych wytycznych bezpieczeństwa jak m.in. nieotwieranie załączników wiadomości z niewiadomych źródeł.

Internetowi przestępcy posługują się również fałszywymi e-mailami pochodzącymi rzekomo od banków. Atak taki, nazywany phishingiem, kieruje na stronę przypominającą serwis bankowości internetowej i próbuje wymusić zalogowanie się na konto własne lub firmowe. Takie wiadomości należy oczywiście bezzwłocznie skasować, nie wchodzić w podane odnośniki i powiadomić instytucje o zaistniałej sytuacji. Do ogólnego poziomu bezpieczeństwa przyczyni się również stosowanie odpowiednich haseł (duże, i małe znaki, cyfry i znaki specjalne) oraz nie używanie tych samych haseł w wielu miejscach.

Źródło: Varico

Artykuł został dodany przez firmę


Inne publikacje firmy


Podobne artykuły