Artykuł Dodaj artykuł

Prowadzisz biuro rachunkowe? Poznaj sposoby na efektywną komunikację z klientem

25-07-2016, 02:00

Logo SaldeoSMART

Właściwa komunikacja z klientem to jeden z podstawowych elementów decydujących o odpowiednim funkcjonowaniu każdego biura rachunkowego. Dzięki niej, możemy wykonywać nasze obowiązki nie tylko szybciej, ale i efektywniej. Jak powinna wyglądać skuteczna komunikacja na linii klient – biuro rachunkowe?

Prawidłowy przepływ informacji wewnątrz biura

Podstawą do podejmowania wszelkich działań w kształtowaniu relacji z klientem jest uporządkowana sytuacja wewnątrz firmy i odpowiedni podział obowiązków między pracowników. Dlatego też pierwszym krokiem do zbudowania efektywnej komunikacji jest usprawnienie obiegu informacji wewnątrz biura rachunkowego. Wszelkie uwagi klientów, zarówno te negatywne, jak i pozytywne, powinny jak najszybciej trafiać do osoby zarządzającej biurem. Dzięki temu odpowiedź na ich potrzeby będzie natychmiastowa.

Sprawny obieg dokumentów

Kolejną kwestią jest obieg dokumentów. Ustalając właściwy kierunek przepływu dokumentacji między poszczególnymi osobami, nie dopuścimy do zaginięcia ani jednej faktury. Co więcej, całość procesu księgowego będzie odbywać się znacznie szybciej. Jednym z najbardziej efektywnych narzędzi umożliwiających usprawnienie obiegu dokumentów wewnątrz i na zewnątrz biura jest Obieg Dokumentów SaldeoSMART. Dokumenty dostarczone przez klienta są natychmiast skanowane i kategoryzowane. Dzięki temu nie ma problemów z ich późniejszym zatwierdzeniem, zaksięgowaniem i archiwizacją.

Całość dokumentacji znajduje się w elektronicznym archiwum, co pozwala na dużo łatwiejsze i szybsze wyszukiwanie interesujących nas pozycji. Co więcej, klient wcale nie musi dostarczać nam dokumentów osobiście. Za pomocą aplikacji SaldeoSMART może przekazać je do naszego biura drogą online, a my w ten sam sposób udostępnimy mu rozliczony dokument, co znacznie poprawia szybkość i efektywność naszej komunikacji.

Aktywna komunikacja

Ważnym czynnikiem, jaki bezpośrednio wpływa na poprawę relacji i kształtowanie właściwej komunikacji z klientem, jest pozostawanie z nim w ciągłym, aktywnym kontakcie. Dlatego też należy odpowiadać na wszystkie maile i telefony tak szybko, jak to tylko możliwe. W trakcie rozmów warto spytać o to, czy klient ma jakieś zastrzeżenia lub sugestie dotyczące działalności naszego biura. Tym samym damy mu odczuć, że jego satysfakcja jest dla nas rzeczą priorytetową. Dzięki podobnemu podejściu, komunikacja z klientem odbywać się będzie na każdym możliwym poziomie.

Platforma komunikacyjna

Najlepszym z możliwych rozwiązań, gwarantującym skuteczną komunikację klienta z biurem rachunkowym, jest wdrożenie platformy do komunikacji. Dzięki niej, zapomnisz o lawinie wiadomości, która codziennie zalewa Twoją skrzynkę mailową. Platforma komunikacyjna gwarantuje ekspresową łączność i natychmiastowy przepływ informacji o rozliczeniach. Jeśli zdecydujesz się na pakiet Komunikacja z Klientem SaldeoSMART, Twoi klienci dodatkowo zyskają dostęp online do informacji o rozliczeniu księgowym, program do wystawiana faktur, a także elektroniczne archiwum dokumentów dostępne 24 h na dobę. Ty z kolei będziesz miał stały dostęp do dokumentów klienta, co umożliwi Ci księgowanie ich na bieżąco – faktury wprowadzisz znacznie szybciej, a rozliczenia zostaną wysłane automatycznie. Co najistotniejsze, dzięki zdalnej komunikacji będziesz miał możliwość dotarcia do klientów spoza najbliższego obszaru, poszerzając tym samym swoje horyzonty i zyskując niepodważalną przewagę konkurencyjną.

Źródło: Producent SaldeoSMART – BrainSHARE IT Sp. z o.o.

Artykuł został dodany przez firmę

Producent SaldeoSMART - BrainSHARE IT Sp. z o.o.

SaldeoSMART to nowoczesna platforma dla księgowych w biurach rachunkowych, która umożliwia odczytywanie danych z faktur wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Zapoznaj się z ofertą firmy


Inne publikacje firmy


Podobne artykuły