1 stycznia 2018 roku obowiązek comiesięcznego przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego z ewidencji VAT objął także mikroprzedsiębiorców oraz podatników nie będących przedsiębiorcami w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, którzy spełniają kryteria zatrudnienia i obrotów dla mikroprzedsiębiorcy. Czyli z JPK muszą się zaznajomić firmy, które w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniały średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągały roczny obrót poniżej 2mln € lub suma ich aktywów bilansu nie przekroczyła 2 mln €.

Z początkiem 2018 roku warto się zastanowić, czy nasza firma jest zobowiązana do sporządzania Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) oraz czy są zgromadzone niezbędne zasoby informacyjne i informatyczne, które umożliwią i ułatwią realizacje tego obowiązku.

„JPK to struktura logiczna umożliwiająca przekazywanie przez podatników, na żądanie organów podatkowych, całości lub części ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej za wskazany przez organ okres. Żądanie będzie dotyczyć okresów już rozliczonych. Struktura logiczna tego pliku została opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów” – informuje Janusz Opala z Kancelarii Podatkowej Account  we Wrocławiu.

Ponieważ JPK obejmuje szeroki zakres informacji z ksiąg rachunkowych, operacji magazynowych, wyciągów bankowych oraz rejestrów faktur VAT i rejestrów zakupów i sprzedaży, naturalnym krokiem wydaje się użycie odpowiedniego systemu informatycznego, który w jednym miejscu gromadzi niezbędne informacje i generuje poprawny JPK.

Śledząc informacje pojawiające się na wortalu centrumjpk.pl widać, że program to składnik konieczny, ale nie wystarczający. Niezbędne jest jeszcze odpowiednie narzędzie, które jednoznacznie zidentyfikuje podatnika. Jednolity Plik Kontrolny może być przesłany z podpisem elektronicznym w jednej z kilku dostępnym wersji, z użyciem szyfrowania RSA, SHA-1 lub SHA-256.

„Do wysyłania JPK można także użyć kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego eGO. To rozwiązanie jest szczególnie atrakcyjne dla mikroprzedsiębiorców, bo jest to bezpłatne narzędzie, które służy jako elektroniczny podpis. Z jego pomocą można także łatwo, szybko i bezpiecznie wysyłać oraz sprawdzać dokumenty w różnych serwisach urzędowych” – twierdzi Janusz Opala z Kancelarii Account.

Bez względu na użyte narzędzie, proces wysyłania JPK musi się zakończyć odesłaniem przez bramkę Ministerstwa Finansów odpowiedniego numeru referencyjnego, który pozwala pobrać urzędowe potwierdzenie odbioru. Można być wtedy pewnym,  że struktura pliku została poprawnie zweryfikowana.

Jeśli coś poszło nie tak – odpowiedni numer błędu pomoże znaleźć przyczynę.

Wortal centrumjpk.pl podpowiada, że styczeń 2018 roku to ostatnia chwila na zakup i wdrożenie nowych wersji systemów finansowo-księgowych oraz magazynowych, które obsługują JPK. Dzięki tym funkcjom obowiązek sporządzania i przesyłania JPK nie będzie taki trudny i uciążliwy dla mikroprzedsiębiorców.

„Co prawda księgi podatkowe prowadzone z wykorzystaniem programów biurowych, w tym arkuszy kalkulacyjnych, są traktowane jako prowadzone przy użyciu programów komputerowych, jednak w praktyce jest to dość uciążliwa forma wypełniania ustawowych obowiązków związanych z JPK. Dobry program finansowo-księgowy zrobi to szybciej i pewniej” – podsumowuje Janusz Opala.