Do 26 lutego br. wszyscy przedsiębiorcy, w tym właściciele mikrofirm, zobowiązani są po raz pierwszy dostarczyć do urzędów skarbowych pliki JPK_VAT. Wymaga to prowadzenia ewidencji VAT w postaci elektronicznej, za pomocą programów komputerowych.

Aby spełnić nowe wymagania podatkowe i nie obawiać się sankcji karnoskarbowych, przedsiębiorcy muszą sięgnąć po narzędzia, zapewniające kompleksową obsługę Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK).

Nowym wyzwaniem dla mikroprzedsiębiorców stało się prowadzenie ewidencji VAT w postaci elektronicznej, za pomocą programów komputerowych. Właściciele mikrofirm, wypełniający dotychczas księgi i deklaracje skarbowe „ręcznie” oraz użytkownicy systemów niespełniających nowych wymagań fiskusa, ruszyli na zakupy w poszukiwaniu odpowiednich programów komputerowych.

– Wśród dostępnych na rynku programów dla firm zdecydowanie najpopularniejsze to te autorstwa Insertu – niedługo sprzedamy 700-tysięczną licencję. Także w dobie wprowadzenia JPK przedsiębiorcy – ci mali, ale również więksi – sięgają po sprawdzone rozwiązania. Dlatego ostatnie miesiące to wyraźny wzrost zainteresowania naszymi programami. Szczególnie dużo sprzedajemy Subiektów – systemów sprzedaży oraz Rachmistrzów – komputerowych ksiąg przychodów i rozchodów – mówi Tomasz Sokołowski, dyrektor ds. sprzedaży i marketingu, InsERT S.A.

Większości firm do sprawnej obsługi JPK wystarczy prosty, na bieżąco aktualizowany system. Najlepiej, aby było to narzędzie wbudowane w strukturę programu wspierającego przedsiębiorcę w obsłudze biznesu, w tym sfery finansowo-księgowej.

Podobnie jest w przypadku programów używanych przez podmioty, którym firmy powierzają prowadzenie swoich ksiąg podatkowych, np. biura rachunkowe.

– Kluczową rolę odgrywa producent oprogramowania, który powinien na czas dostarczyć kompletne i na bieżąco aktualizowane rozwiązanie, pozwalające generować, weryfikować i przekazywać JPK fiskusowi. Tak samo, jak w przypadku innych tego typu zmian, zastosowany system oraz sposób jego dostarczenia zależą od tego, kto jest ich adresatem – mówi Artur Wenne, analityk biznesowy w dziale rozwoju firmy InsERT S.A. – Biorąc pod uwagę programy tzw. pudełkowe, kierowane do mniejszych firm, warto pamiętać, by rozwiązanie było przyjazne dla użytkowników, intuicyjne i proste w obsłudze, a jednocześnie zawierało komplet funkcji do zarządzania JPK. Programy adresowane do większych firm powinny z kolei uwzględniać wyższy stopień skomplikowania procesów biznesowych i finansowo-księgowych, aspekt rozproszenia danych, które mają być przekazywane oraz inne, podobne czynniki. W odpowiedzi na specyficzne wymagania przedsiębiorcy, powinny także umożliwiać dostosowanie do indywidualnych rozwiązań, które w trakcie wdrożenia dostarczają firmy zewnętrzne lub wewnętrzny dział IT – dodaje Artur Wenne.

Producenci oprogramowania dostosowują swoje systemy do zmieniających się przepisów prawa. Dla przykładu, użytkownicy programów linii InsERT nexo (Subiekt, Rachmistrz, Rewizor), InsERT GT (Subiekt, Rachmistrz, Rewizor) oraz Navireo, w ramach aktywnego abonamentu, otrzymują wygodne w obsłudze narzędzie do tworzenia, weryfikacji oraz przekazywania JPK organom podatkowym.

Wiodący na rynku InsERT jest przygotowany również na rozszerzenie pakietu struktur, wchodzących w skład JPK. Specjaliści producenta bacznie przyglądają się praktycznym aspektom wdrażania JPK, aby móc odpowiednio modyfikować swoje systemy.

– Resort finansów nie wyklucza, że dotyczące zakupów i sprzedaży dane będzie trzeba w przyszłości przesyłać częściej, niż raz w miesiącu. Z pomocą przychodzą w tym przypadku rozwiązania cloud computing, dzięki którym dokumenty tworzone przez handlowców, np. za pomocą Subiekta 123, trafiają niezwłocznie do księgowości (tzw. wymiana danych online), np. do Rachmistrza nexo, w celu dalszego przetwarzania na potrzeby rozliczenia VAT (ewidencje, deklaracje, JPK). Z drugiej strony, z uwagi na różnorodność scenariuszy biznesowych, zarówno system wspierający handel, jak i aplikacja do obsługi procesów księgowych, powinny być także otwarte na możliwość generowania oraz przyjmowania dokumentów w trybie offline. Niezbędną cechą programu do obsługi JPK powinna być możliwość weryfikacji danych przed wysyłką, a w szczególności sprawdzenie spójności między deklaracją VAT a plikiem JPK_VAT –  wyjaśnia Artur Wenne.