Prosperująca firma, która zatrudnia pracowników gromadzi pewną ilość dokumentów. Jednym z obowiązków ciążących na pracodawcach jest właściwe archiwizowanie dokumentów kadrowo-płacowych. O czym dokładnie mowa? W jaki sposób przechowywać dokumenty, aby nie narazić się na kary?

Przepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawcę liczne obowiązki, w tym również związane z prawidłową archiwizacją dokumentów pracowniczych. Zgodnie z art. 94 pkt 9b tego aktu podmiot zatrudniający musi „przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem”. Warto przy tym zaznaczyć, że szczegółowe dokumenty wymienione zostały przez ustawodawcę w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników.

Te dokumenty trzeba archiwizować

Wśród dokumentów wymienionych w rozporządzeniu wskazać można między innym takie, jak: akta osobowe pracowników, karty ewidencji czasu pracy, dokumenty zaświadczające o wypłacie wynagrodzenia za świadczoną pracę oraz innych świadczeń związanych z wykonywaniem zawodowych obowiązków czy też kart ewidencyjnych potwierdzających przyznanie odzieży i obuwia roboczego. Pracodawca jest przy tym zobowiązany dokumenty te przechowywać przez wskazaną liczbę lat, przy czym ważna jest data wystawienia ostatniego dokumentu (świadectwa pracy). To od tego dnia liczy się czas przechowywania dokumentów w zakładzie pracy.

Dokumentacja płacowa

Najważniejszymi dokumentami są wszystkie papiery, które wskazują na wysokość wypłaconych wynagrodzeń lub innych świadczeń związanych ze świadczoną przez zatrudnionego pracą. Dzieje się tak dlatego, że dokumenty te są niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, karty wynagrodzeń podmiot zatrudniający ma obowiązek przechowywać przez 50 lat od dnia rozwiązania stosunku pracy. Podobny wymóg czasowy stosuje się do akt osobowych. Warto przy tym podkreślić, że po upływie tego terminu ostateczną decyzję o ewentualnym zniszczeniu akt podejmuje archiwum państwowe, które to może zmienić kategorię dokumentacji i uznać dokumenty za materiały archiwalne.

Co grozi pracodawcy?

Każdy pracodawca, który zaniedba obowiązek na tym polu musi liczyć się z poniesieniem konsekwencji. Poza narażeniem się na zarzut popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika, które zagrożone jest karą grzywny nawet od tysiąca złotych do 30 tysięcy złotych (art. 281 Kodeksu pracy), naraża się także na odpowiedzialność odszkodowawczą. Innymi słowy, pracownik, który poniesie szkodę wynikającą z zaniedbań pracodawcy, może dochodzić od swojego byłego szefa – na podstawie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego – odszkodowania.

Innym, często spotykanym problemem jest też likwidacja zakładu pracy. Wówczas, choć pracodawca ma obowiązek przekazać dokumenty do archiwum, okazuje się, że byli zatrudnieni mają problem z odnalezieniem swoich dokumentów, które są im niezbędne właśnie do wyliczenia wysokości świadczeń emerytalno-rentowych.

Inne dokumenty

Jak podkreślono powyżej, to dokumenty informujące o wynagrodzeniu są najważniejsze. Poza jednak nimi, pracodawca jest zobowiązany także do przechowywania harmonogramów czy kart urlopowych. Z punktu widzenia zainteresowanych stron, dokumenty te są istotne dla inspektorów pracy, którzy – na ich podstawie – mogą stwierdzić faktyczną ilość przepracowanych godzin przez zatrudnionego. Karty urlopowe pracodawca jest zobowiązany przechowywać przez dwa lata.

Nieco inaczej wygląda kwestia przechowywania list obecności. Obowiązujące przepisy umożliwiają ich zniszczenie wówczas, gdy nie są one już potrzebne. W praktyce odbyć może się to zaraz po podliczeniu godzin przez kadrową i wypłacie wynagrodzenia. Pozostałe dokumenty, w zależności od przepisów, nie podlegają archiwizacji lub czas ten jest bardzo krótki.

Źródło: bielski portal pracy - www.praca.bielsko.pl