Wydaje się, że każde usprawnienie działania firmy wpływa pozytywnie na całe zespoły i managerów. Czy jednak rzeczywiście tak jest? Automatyzacja, czyli udoskonalenie, przyspieszenie i przeorganizowanie procesów biznesowych zazwyczaj cieszy zarządzających, ale budzi niepokój pracowników. Kojarzy się z jednej strony ze skomplikowanymi procedurami, a z drugiej z obecnością maszyn, które mają zastąpić ludzką pracę. Czy tak pojętej optymalizacji należy się bać?

Wprowadzanie procesów automatyzujących pracę do przedsiębiorstw stało się już faktem. Tegoroczny raport Deloitte pt. „Inteligentna automatyzacja” prognozuje, że całkowita ilość światowych danych w 2020 roku będzie 50 razy większa niż w 2012 roku. Organizacje, które jeszcze się nie zaczęły automatyzować, muszą się do tego dobrze przygotować. Mogą wykorzystać najnowsze zdobycze techniki. Równie ważne są jednak przemyślane procedury i mądre zorganizowanie pracy.

- Warto pamiętać o tym, że definicja automatyzacji jest zupełnie inna w biznesie i w przemyśle. W przypadku naszej firmy, która działa w branży IT, optymalizacja nie oznaczała zastąpienia pracy ludzkiej linią maszyn, co jest możliwe na przykład w produkcji. Nigdy nie myśleliśmy też absolutnie o wykluczeniu pracy ludzkiej w procesach. Chodziło nam natomiast o takie poukładanie struktur w firmie, stworzenie procedur, wdrożenie narzędzi i jasnego podziału kompetencji, żeby każdy dokładnie wiedział, jaki jest jego zakres obowiązków i odpowiedzialności oraz jak ma wykonywać swoją pracę. Innymi słowy, naszym celem było stworzenie samoorganizującej się firmy, która nie zatrzymuje się w momencie, gdy jedna osoba idzie na urlop czy L4 – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Włącz procedury, nie wyłączaj myślenia

Automatyzacja w takim rozumieniu jest przede wszystkim domeną bardzo dużych firm, w tym korporacji. Podejście do zarządzania oparte na optymalizacji pracy jest znacznie mniej popularne w małych firmach, ponieważ wymaga wysiłku, na który mniejsi przedsiębiorcy nie zawsze chcą się zdecydować. A to prowadzi do problemów w zakresie mikrozarządzania, które wraz z rozrostem firmy staje się wąskim gardłem jej rozwoju.

- Uważam, że optymalizacja procesów wnosi dużo dobrego i z czasem staje się po prostu konieczna. Zaznaczę jeszcze, że jej celem samym w sobie jest skalowanie się, co pozwala dostosowywać i ulepszać panujące w firmie procesy. Daje też przejrzystość kompetencji w zespołach. Ważne jest jednak to, aby nie polegać na ustalonych standardach bezkrytycznie. Nie wszystko bowiem da się ustalić i opisać. Dlatego tak istotne jest to, aby nieustannie obserwować, jak działa przedsiębiorstwo w oparciu o ustalone zasady i procedury. Gdy coś się nie sprawdza, bo na przykład firma się rozrosła, należy to zmienić – dodaje Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Zazwyczaj to zarządom łatwiej jest zaakceptować i zrozumieć zalety automatyzacji niż pracownikom, którym kojarzy się ona przede wszystkim z “niepotrzebnymi nikomu” procedurami. Warto jednak pamiętać, że wszystkie optymalizacje procesów wdrożone rozsądnie na poziomie działów naprawdę przynoszą znaczne korzyści.

Oczywiście automatyzacja nie sprawdzi się w każdym departamencie. Może zostać wdrożona przede wszystkim w działach biorących udział w procesach powtarzalnych, czyli wymagających wykonywania stale tych samych czynności. Nie chodzi jednak o to, aby wszystko robić ciągle tak samo. Kluczem jest zdefiniowanie zakresu kompetencji zespołu i ustalenie ścieżek oraz zasad działania, które pozwolą skrócić czas realizacji zadań. Takie reguły dużo trudniej jest ustalić w zespołach, których praca w pełni opiera się na kreatywnych działaniach.

7 kroków do automatyzacji w firmie

Myśląc o tak poważnych zmianach, najlepiej zacząć od audytu. Dzięki niemu znacznie łatwiej będzie określić, co należy zrobić, aby poprawić funkcjonowanie firmy. Sam proces warto podzielić na kilka etapów.

1. Podzielenie firmy na działy
2. Stworzenie listy zadań, kompetencji i odpowiedzialności każdego działu
3. Powołanie struktur zarządzających w każdym z departamentów
4. Przydzielenie kompetencji członkom działów (przynajmniej dwie osoby powinny móc w pełni obsługiwać cały proces)
5. Wyznaczenie celów (miesięcznych, kwartalnych i rocznych) oraz wyznaczenie zespołów odpowiedzialnych za ich realizację
6. Ustalanie zasad decyzyjności na poszczególnych szczeblach zarządzania
7. Stworzenie procedur dotyczących czynności powtarzalnych oraz ogólnych zasad dla działań kreatywnych

Wyznaczenie kolejnych etapów oraz działów sprawia, że proces optymalizacji staje się dużo prostszy do zastosowania w praktyce. Dzięki jasno wyznaczonym kompetencjom zespołu  ustalenie zasad ich funkcjonowania nie jest takie trudne. Problematyczne za to mogą stać się tzw. działy kreatywne, gdzie znacznie trudniej jest stworzyć reguły automatyzacji.

Przede wszystkim praktyka

Wdrożenie procedur to dopiero początek drogi do rozwijania efektywnej firmy. Najważniejsza jest taka optymalizacja pracy, którą widać w codziennych działaniach.

- W naszej firmie przede wszystkim wprowadzamy zmiany, które pomagają w osiągnięciu większej wydajności. Produkt SaldeoSMART tworzymy w taki sposób, aby wspierał automatyzację w biurach rachunkowych oraz księgowość w przedsiębiorstwach.  Nasze wewnętrzne procesy w firmie opierają się z kolei na sprawdzonych działaniach. Myślę, że najlepiej zobrazują to przykłady. Tworzymy księgi procedur, zarówno ogólnych, jak i przeznaczonych dla konkretnych działów. Zapisuje się w nich powtarzalne metody postępowania, które sprawdzają się, gdy pojawia się nowa osoba. Stawiamy na automatyzację fakturowania czy windykacji klientów, a podczas pracy używamy też współdzielonych dokumentów. Nie brakuje również narzędzi, chociażby takich jak NPS czy OKR. NPS pozwala na bieżąco poznać i sklasyfikować poziom zadowolenia klientów. Określanie celów, czyli OKR, pomaga natomiast ustalić, co należy zmienić, monitoruje postęp i umożliwia zdefiniowanie kierunku rozwoju – mówi Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Wprowadzanie zmian w przedsiębiorstwie warto zacząć od inspiracji konkretnymi przykładami i rozwiązaniami. Znacząco usprawni to całą procedurę.

Zaangażowanie zespołu kluczem do sukcesu

Jakie zalety niesie ze sobą optymalizacja procesów w firmach? Zdaniem pracodawców poprawia się przejrzystość działania oraz kontrola.

- Plusem jest na pewno klarowność komunikacji w zespole, a także większy komfort wykonywania obowiązków czy mniejsze ryzyko popełnienia błędu. To także większa kontrola nad efektywnością pracy i zadaniami do wykonania – podsumowuje Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Zalety automatyzacji dostrzegają jednak też sami pracownicy, o ile zostaną dobrze przeprowadzeni przez proces zmian. A jest on kosztowny, głównie ze względu na swoją czasochłonność. To dlatego tak ważne jest pozytywne podejście i współpraca całego zespołu. Jeśli jest on dobry i zgrany, niezbędne zmiany można wprowadzić w ciągu kilku miesięcy. Przedsięwzięcie szybko się zwróci, jeśli wszystko zostanie “dopięte” na ostatni guzik, a pracownicy odpowiednio przygotowani. Jeśli od początku są zaangażowani w modyfikacje, to nie tylko szybciej się wdrażają, ale także angażują. Trzeba jednak pamiętać, aby brać pod uwagę ich zdanie, bowiem to oni będą ważną częścią automatyzacji w firmie. Procedury powinny być jasne, mieć sens oraz ułatwiać codzienne działania, a nie je utrudniać. Przy zachowaniu tych zasad firmy powinny się szybciej zaadaptować.

Optymalizacja nie jest dziś fanaberią zarządu, a procesem realnie wspierającym funkcjonowanie firm i pracę całych zespołów. Dobrze przygotowana i przemyślana szybko przyniesie korzyści i zostanie zaakceptowana przez pracowników, zapewniając przedsiębiorstwu spokojny rozwój.