Artykuł Dodaj artykuł

Jak stworzyć efektywne biuro księgowe pracując w domu?

Epidemia koronawirusa sprawiła, że codzienne działania wielu firm musiały przybrać nieco inną formę. Przedsiębiorstwa, które miały taką możliwość, postawiły na tzw. home office. Jak jednak zorganizować pracę domowego biura księgowego?

Jak stworzyć efektywne biuro księgowe pracując w domu?

Epidemia koronawirusa sprawiła, że codzienne działania wielu firm musiały przybrać nieco inną formę. Przedsiębiorstwa, które miały taką możliwość, postawiły na tzw. home office. Jak jednak zorganizować pracę domowego biura księgowego?

Mnogość informacji i danych, z jakimi codziennie mają styczność księgowi, robi wrażenie. Dlatego narzędzia je porządkujące oraz swobodny dostęp do nich także z domu są szczególnie istotne. To niejedyne elementy, które mają znaczenie w pracy zdalnej w branży rachunkowości.

Zadbaj o podstawy

Home office, podobnie jak praca w biurze, wymaga zapewnienia odpowiednich warunków do działania. I to tak po stronie pracodawcy, jak i pracownika.

W pierwszej kolejności pracodawca powinien zapewnić pracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania obowiązków. Komputer służbowy musi być wyposażony w te aplikacje, których zespół używa na co dzień. Dodatkowym udogodnieniem staną się także narzędzia służące do szybkiej i sprawnej komunikacji z innymi pracownikami oraz klientami.

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest też upewnienie się, że wszyscy pracownicy mają stałe i bezawaryjne łącze internetowe oraz odpowiednie miejsce do home office.

Co leży po stronie pracownika? Przede wszystkim zadbanie o bezpieczeństwo i higienę pracy, także w domowych warunkach. Jak to zrobić? Podstawą jest zachowanie stałych godzin pracy. Najlepiej sprawdzają się te wyznaczone przez pracodawcę. Pozwala to zapomnieć o niecodziennej sytuacji i na spokojnie zająć się zadaniami. Należy również mieć na uwadze wyjątkowe sytuacje, np. gdy w domu znajdują się dzieci lub osoby wymagające opieki, którymi szczególnie trzeba się zająć. Warto być wówczas elastycznym i ustalić jakiś kompromis.

Równie ważne są przerwy, konieczne do zachowania odpowiedniego poziomu koncentracji. Cogodzinny, pięciominutowy odpoczynek daje wytchnienie nie tylko oczom, ale i umysłowi. Zachowanie podstawowych zasad to jednak dopiero wstęp do efektywnej pracy zdalnej.

Zapewnij dostęp do niezbędnych narzędzi pracy

Dokumenty to podstawa w każdym biurze, nie tylko rachunkowym. Ich odpowiednie prowadzenie oraz szybkie dostarczanie do księgowych może usprawnić wykonywanie codziennych obowiązków, także w domu.

- Obecność wszystkich istotnych dokumentów w jednym systemie bardzo się przydaje. Nie musimy wówczas szukać tych najpilniejszych i najpotrzebniejszych, ponieważ zawsze są pod ręką. Przykładowo, w stworzonym przez nas programie klienci biur mają trzy szybkie opcje dodawania dokumentów, w tym prostą w obsłudze aplikację mobilną. Wszystko zaprojektowane w taki sposób, aby praca była wygodna – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Przekazane księgowym dokumenty trafiają do programu księgowego. Co dzieje się z nimi dalej?

- Naszym użytkownikom proponujemy opcję gromadzenia dokumentów w archiwum. Zaraz po ich dodaniu do programu pojawiają się tam automatycznie. Co istotne, od razu stają widoczne zarówno dla księgowego, jak i firmy. Wszystko można łatwo sprawdzić, ponieważ księgowość otrzymuje codzienne raporty, w którym wyszczególnione zostają informacje o najnowszych dokumentach oraz aktywności – dodaje Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Rozdziel zadania

Należy mieć na uwadze, że przyzwyczajenie się do nowych warunków pracy może być z początku trudne. Wykorzystanie najnowszych narzędzi wspomagających codzienne działania oraz dobre i mądre planowanie z pewnością przyczyni się jednak do polepszenia tej sytuacji. Istotne stają się zwłaszcza te rozwiązania, które pozwalą sprawnie wymieniać się informacjami i kontrolować postępy.

Wysyłanie comiesięcznych informacji jest kluczowe, zaś pilnowanie stanu prac może być utrudnione przy pracy z różnych miejsc.

- Gdy zespół księgowych składa się z przynajmniej kilku osób, kontrola nad stanem wysyłania rozliczeń do klientów z pewnością jest skomplikowana. Zwłaszcza, jeśli zestawienia były dotąd prowadzone na tablicy w biurze i uzupełniane ręcznie. Zbiorcze podsumowanie stanu prac wysyłki do wszystkich klientów jasno pomaga określić postępy całego zespołu – mówi Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Chociaż przekazywanie klientom rozliczeń ma niebagatelne znaczenie, nie można zapomnieć o samym zarządzaniu pracą w biurze księgowym. Codziennością jest delegowanie zadań, przekazywanie ważnych informacji czy cała historia korespondencji z klientami. Zgromadzenie wszystkiego w jednym miejscu pozwala zaoszczędzić sporo czasu i daje możliwość lepszego planowania zadań oraz ich rozdysponowania wśród pracowników.

- Mając świadomość zadań, które wykonują obecnie pracownicy, możemy reagować na bieżące sytuacje i jeszcze efektywniej obsługiwać klientów. W zadaniach istnieje możliwość umieszczenia ich terminów wykonania oraz niezbędnych danych. W codziennej pracy pomocne są także takie funkcje jak sortowanie czy filtrowanie, dzięki którym zawsze można znaleźć poszukiwane w danym momencie informacje. Ważna jest również komunikacja działająca w dwie strony. Każda firma zawsze może skontaktować się ze swoim księgowym i doprecyzować pewne kwestie bądź zgłosić uwagi. Tę samą możliwość mają księgowi. Zwłaszcza w przypadku home office Zarządzanie Biurem jest zatem szczególnie cenne – dodaje Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Praca zdalna, choć stanowi nie lada wyzwanie, jest możliwa do zaplanowania. Stosowanie się do zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz wykorzystanie niezbędnych narzędzi pozwala bez problemu wykonywać codzienne zadania. Teraz wystarczy już tylko spokojne miejsce, internet i kubek ciepłej kawy, aby poczuć się jak w pracy. 

Artykuł został dodany przez firmę

Producent SaldeoSMART - BrainSHARE IT Sp. z o.o.

SaldeoSMART to nowoczesna platforma dla księgowych w biurach rachunkowych, która umożliwia odczytywanie danych z faktur wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Zapoznaj się z ofertą firmy


Inne publikacje firmy


Podobne artykuły