Z raportu The Practice of Now 2019 wynika, że księgowi dostrzegają potrzebę zmian. Ponad połowa (56%) wskazuje, że korzystanie w biurze rachunkowym z rozwiązań opartych na nowych technologiach zwiększa ich produktywność. Według 27% księgowych, pracując w systemie, który wykorzystuje nowe technologie, oszczędzają czas i mogą bardziej skupić się na kliencie.

Jeśli Twoje biuro ma iść z duchem czasu, być innowacyjne i dzięki temu konkurencyjne, narzędzia pracy księgowych muszą być systemowe i opracowane zgodnie z najnowszymi rozwiązaniami technologicznymi.

Pora na przeanalizowanie korzyści dla biur rachunkowych i ich klientów po wprowadzeniu rozwiązań opartych na nowych technologiach.

Automatyzacja czynności i procesów

Atrybutami księgowego nie są już segregator z dokumentami, arkusz z tabelą i kalkulator. Zastąpiły je komputery z odpowiednim oprogramowaniem. I tak jak apetyt rośnie w miarę jedzenia, tak początkowo proste programy księgowe ewoluowały do wielofunkcyjnych systemów organizujących pracę biura rachunkowego.

Automatyzacja ułatwia i przyśpiesza pracę. Uwalnia ona księgowych od ręcznego wykonywania rutynowych i czasochłonnych zadań.

“System KonektoSmart umożliwia automatyczne importowanie danych z wielu programów księgowych. Aktualizacje danych też przebiegają automatycznie. Nasi informatycy cały czas pracują nad poszerzeniem listy programów zsynchronizowanych z KonektoSmart. System tworzymy pod okiem doświadczonych księgowych, dlatego znane są nam ich bolączki i pożeracze czasu” - podkreśla Roman Janowczyk, właściciel firmy PPM która opracowała KonektoSmart - platformę wspomagającą biura księgowe.

Przy KonektoSmart warto wspomnieć o jeszcze jednej funkcjonalności w module Faktury. Wystawiony przez klienta dokument automatycznie przesyłany jest do kontrahenta i biura księgowego, a z niego, również automatycznie, tworzony jest i przesyłany JPK.

Digitalizacja i przekazywanie dokumentów przez Internet

Digitalizacja dokumentów i możliwość ich przesyłania przez Internet gwarantuje komfort pracy księgowych i wygodę klientów. OCR, narzędzie optycznie rozpoznające znaki, znacznie przyspieszy pracę przy wprowadzaniu danych z cyfrowych faktur.

Cyfrowe dokumenty dużo łatwiej i szybciej przekazuje się online; klient może zrobić telefonem zdjęcie faktury, zeskanować ją lub wysłać wprost z komputera. Taka faktura przesłana w wersji elektronicznej natychmiast zostaje zapisana na indywidualnym koncie klienta.

Jeśli gromadzeniem dokumentów zarządza system działający na odpowiednio zorganizowanej platformie, jak KonektoSmart, wszystkie dokumenty są w jednym miejscu uporządkowane, a ich przesyłanie jest zabezpieczone. Od razu widać też kto i kiedy dokument przekazał. W ten sposób zarówno księgowy jak i klient mogą łatwo monitorować terminy dostarczania dokumentów oraz ich aktualny status. Dodatkowo ze zgromadzonych faktur łatwo sporządzić] wymagane zestawienia i raporty.

Cyfrowe repozytorium dokumentów

Wszystkie dokumenty firmy są dostępne dla upoważnionego pracownika biura i jego klienta od razu po dodaniu do cyfrowego repozytorium utworzonego w systemie. Oprócz oszczędności biurowej przestrzeni, której nie muszą już zapełniać regały z rzędami segregatorów, taka organizacja dokumentów pozwala na łatwe ich gromadzenie i przechowywanie według określonego klucza.

Dokumenty w repozytorium można łatwo sortować i przeszukiwać. Systemowa wyszukiwarka potrzebuje kilku sekund na odszukanie i wyświetlenie potrzebnej faktury.

Do cyfrowego zbioru firmowych dokumentów, system zapewnia stały dostęp całą dobę przez 7 dni w tygodniu. Nie ma znaczenia miejsce logowania się do systemu. Ta opcja pozwala na bieżące monitorowanie wszystkich firmowych dokumentów bez konieczności osobistej wizyty klienta w biurze księgowym.

Skuteczna komunikacja między klientem a biurem

Nowoczesny system do prowadzenia biura rachunkowego umożliwia efektywną współpracę między klientem a księgowym. Pozwala on na przesyłanie indywidualnych i grupowych wiadomości przez panel i dedykowaną pocztę e-mail. Księgowy ma gwarancję, że dotarła ona do adresata, ponieważ w systemie automatycznie wyświetla się informacja zwrotna o tym, kiedy została odczytana. Ponadto, każda z wysłanych wiadomość znajduje się w systemie, dlatego w razie potrzeby łatwo ją odszukać.

Automatycznie wysyłane są do klienta również powiadomienia o aktualnych terminach płatności i kwotach podatków oraz składek ZUS. W ten sposób coraz mniejszym problemem jest opóźnienie obowiązujących rozliczeń z fiskusem, czy ZUS-em. Jednym kliknięciem księgowy może też powiadomić wszystkich swoich klientów o zmianach w prawie czy organizacji pracy biura.

Czas na nowe technologie w Twoim biurze księgowym

Po lekturze tego artykułu nie masz już chyba wątpliwości, że aby rozwijać biuro i systematycznie podwyższać standard świadczonych usług księgowych, warto inwestować w nowe technologie. Zapewni to odpowiedni system wspierający pracę biura jak KonektoSmart, który poradzi sobie z większością usprawnień w działalności biura księgowego. Automatyzuje rutynowe zadania, a korzystanie z jego funkcji jest proste i intuicyjne. Umożliwia on pracę zdalną i hybrydową biura, co jest niezmiernie ważne w czasie obecnej pandemii. Co ważne, jego wdrożenie trwa zaledwie 30 minut!

Poznaj wszystkie funkcje systemu KonektoSmart: odwiedź stronę https://konektosmart.pl i zarejestruj się aby przetestować system za darmo przez 2 miesiące!