Dzięki gwałtownemu rozwojowi technologii internetowej, usługi księgowe zyskały nowy wymiar. Przedsiębiorcy nie muszą już każdej faktury fizycznie zawozić do konkretnej osoby zajmującej się ich rozliczeniami. W ostatnich latach coraz więcej firm wybiera księgowość online. Zobaczmy więc, czy faktycznie warto skorzystać z tego rozwiązania.

Korzystanie z zewnętrznych usług księgowych jest bardzo powszechne, szczególnie w małych i średnich przedsiębiorstwach. Dzięki umowie z biurem rachunkowym firmy nie muszą zatrudniać własnych księgowych i tym samym redukują koszty działalności. Dodatkowo współpraca z profesjonalnym księgowym daje szansę na uniknięcie błędów rachunkowych.

Przez długie lata przedsiębiorcy mogli korzystać jedynie z księgowości tradycyjnej, w której wszystkie niezbędne do rozliczeń dokumenty są przechowywane przez księgowego w biurze stacjonarnym. Księgowość tradycyjna posiada jednak pewne wady: wymaga od klienta częstych wizyt w biurze (np. w celu dostarczenia faktur i innych dokumentów) oraz nie umożliwia przedsiębiorcy bieżącego dostępu do informacji księgowych. Potrzeba uniknięcia tych wad oraz rozwój technologii informacyjno-komunikacyjnych przyczyniły się do powstania nowej formy prowadzenia rozliczeń firmowych: księgowości online.

Co to jest księgowość online?

Księgowość online (zwana też księgowością elektroniczną) oznacza, że przedsiębiorca może samodzielnie zarządzać rozliczeniami firmowymi przy użyciu specjalnie do tego celu stworzonych serwisów internetowych. Serwisy te cechują się dużą intuicyjnością, więc właściciel firmy bez problemu może dzięki nim rozliczyć transakcje księgowe.

Przedsiębiorca, który nie chce polegać jedynie na programach komputerowych, może skorzystać z wirtualnego biura rachunkowego. Rozliczenia w tego typu biurze są wykonywane przez księgowego, jednak całość operacji odbywa się zdalnie. Czyli: właściciel firmy wysyła faktury księgowemu w formie skanu lub zdjęcia, a księgowy dokonuje rozliczeń bez osobistego kontaktu ze swoim klientem. W każdej chwili klient ma możliwość elektronicznego poglądu stanu rozliczeń swojej firmy. Usługę księgowości online coraz częściej proponują także banki.

Jakie zalety ma księgowość online? Czy ma też wady?

Księgowość elektroniczna posiada szereg zalet. Są to przede wszystkim:

• oszczędność czasu ze względu na brak konieczności dojazdu do biura stacjonarnego,
• niższe koszty,
• łatwe prowadzenie rejestrów,
• bieżący dostęp do danych księgowych,
• tworzenie baz danych (np. klientów) w oparciu o faktury i inne dokumenty księgowe,
• zautomatyzowany proces generowania dokumentów (np. do Urzędu Skarbowego),

Trzeba jednak równocześnie pamiętać o tym, że księgowość online posiada także wady. Należą do nich:

• brak osobistego kontaktu z księgowym, skutkujący często albo błędnym rozliczeniem transakcji, albo koniecznością sporządzania długiego opisu danej operacji,
• konieczność sprawdzania zmian przepisów prawnych (jeśli samodzielnie rozliczamy transakcje, korzystanie z usług wirtualnych biur rachunkowych eliminuje tę wadę),
• z księgowości online mogą korzystać małe i średnie przedsiębiorstwa (duże firmy posiadają zbyt wiele skomplikowanych rozliczeń).

Księgowość online a księgowość tradycyjna – co wybrać?

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Obie wymienione formy prowadzenia księgowości mają swoje zalety i wady. Każdy przedsiębiorca powinien dokładnie przeanalizować potrzeby swojej firmy i dopiero po takiej analizie podjąć decyzję, jak chce dokonywać rozliczeń.

Faktem jest, że coraz więcej firm wybiera księgowość online. Nie ma się czemu dziwić: pozwala ona zaoszczędzić przedsiębiorcy czas potrzebny na dojazd do księgowej, a dodatkowo często jest znacznie tańsza. Równocześnie właściciel firmy może w każdej chwili i z każdego miejsca na ziemi mieć dostęp do danych księgowych – wystarczy, że zaloguje się do odpowiedniej aplikacji.

Czy w takim razie czasy, w których z każdą fakturą jechaliśmy do stacjonarnego biura księgowego, odchodzą do lamusa? Zdecydowanie nie, gdyż wielu przedsiębiorców nadal potrzebuje szczerej rozmowy w cztery oczy z księgowym. Dotyczy to zwłaszcza bardziej skomplikowanych transakcji księgowych, które ciężko byłoby opisać e-mailowo lub telefonicznie.