30 czerwca mija termin sporządzenia i podpisania podpisem elektronicznym sprawozdań finansowych spółek za rok 2021. Na co należy zwrócić uwagę, aby cały proces przebiegł sprawnie?

Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe firmy składają wyłącznie w formie elektronicznej za pomocą podpisu elektronicznego. O ile nic nie zmienia się w tej kwestii od strony technicznej, to między innymi z powodu pandemii czy problemów kadrowych Ministerstwo Finansów przedłużyło termin składania sprawozdań finansowych za 2021 rok o 90 dni dla jednostek sektora prywatnego oraz organizacji non-profit, co oznacza, że upływa on 30 czerwca br.

Jak złożyć e-sprawozdanie finansowe?

Elektroniczne sprawozdania finansowe musi zostać podpisane drogą elektroniczną, np. przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Ustawodawca nie określa, jakiego rodzaju podpis konkretnie powinien wybrać przedsiębiorca do złożenia podpisu pod sprawozdaniem.

Warto jednak wiedzieć, jak podpisywać dokument, gdy podpisujący korzysta jednocześnie z podpisu zaufanego i podpisu kwalifikowanego. W takiej sytuacji najważniejsze jest zachowanie poprawnej kolejności podpisywania. - Jako pierwsze podpisy składają osoby posiadające podpis zaufany, następnie osoby z podpisem kwalifikowanym. Kolejność wynika z faktu, że podpis kwalifikowany w przeciwieństwie do podpisu zaufanego uniemożliwia ingerencję w strukturę dokumentu - mówi Łukasz Konikiewicz, CEO EuroCert, jednej z pięciu firm w Polsce posiadających status kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. - Podpisujący powinni wcześniej ustalić kolejność składania podpisów na e-sprawozdaniu, aby nie dochodziło do powstawania błędów. W przeciwnym wypadku podczas składania dokumentu zostanie on zweryfikowany negatywnie i odrzucony.

W jaki sposób złożyć sprawozdanie?

Firmy wpisane do KRS składają e-sprawozdania za pośrednictwem portalu eKRS i systemu S24 w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, którzy nie są wpisani do KRS, składają zeznanie z wykorzystaniem aplikacji e-Sprawozdania Finansowe przez przeznaczony do tego interfejs webAPI na na stronie podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe.

Korzystanie z podpisów elektronicznych upraszcza i przyspiesza proces podpisywania sprawozdań. Przestrzeganie kilku zasad jest w nim bardzo istotne:

1. Pracujemy cały czas na jednym pliku i nie rozsyłamy go w międzyczasie do innych osób.
2. Kolejne podpisy należy dodawać do już podpisanego pliku.
3. Po złożeniu podpisu nie można również wprowadzać zmian w treści dokumentu.
4. Zmiany można wprowadzać w czystym pliku bez podpisów i dopiero później rozpocząć ich składanie.
5. Data podpisania dokumentu musi być identyczna jak data zamieszczona w dokumencie.

Kto podpisuje e-sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe jest dokumentem zawierającym informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa: jej aktywach, inwestycjach długoterminowych, rozliczeniach międzyokresowych, zapasach, a także pasywach. Dzień, na który sporządza się sprawozdanie finansowe nazywa się dniem bilansowym. Jeżeli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dzień bilansowy wypada 31 grudnia.

Sporządzone w elektronicznej postaci sprawozdanie finansowe musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez każdą jednostkę prowadzącą księgi rachunkowe. Nie ma znaczenia forma prowadzenia działalności gospodarczej. Kryterium stanowi metoda ewidencji przychodów i kosztów w firmie. Dlatego sprawozdania składać będa zarówno spółki kapitałowe, spółki osobowe czy jednoosobowe działalności gospodarcze prowadzący księgi rachunkowe.

Sprawozdania podpisuje osoba reprezentująca podmiot, a także osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych, np. główny księgowy. Gdy organizacją kieruje wieloosobowy zarząd, sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie.

Od dnia 1 stycznia 2022 r. możliwe jest jednak zastosowanie uproszczeń w podpisywaniu przez zarządy wieloosobowe. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, wówczas sprawozdanie może podpisać przynajmniej jedna osoba, a pozostali członkowie tego organu składają oświadczenia, że sprawozdanie spełnia określone prawem wymagania.

Przedsiębiorca bez PESELu, ale z podpisem

Obcokrajowcy nieposiadający numeru PESEL nie mogą korzystać z profilu zaufanego lub podpisu osobistego. W przypadku członków zarządu nie mających polskiego obywatelstwa, rozwiązaniem problemu jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Jeśli taka osoba posiada kwalifikowany e-podpis wydany na terenie Unii Europejskiej lub w państwie spoza UE, zgodny z algorytmem XAdES, będzie mogła podpisać sprawozdanie finansowe.

Nie można wykluczyć sytuacji, że polskie urzędy nie będą w stanie pozytywnie zweryfikować podpisu wystawionego przez zagranicznego dostawcę. - Najlepiej skorzystać z pomocy certyfikowanego dostawcy usług zaufanych, który wystawi podpis elektroniczny na podstawie zagranicznego dokumentu tożsamości lub paszportu. To rozwiązanie gwarantuje sprawne i legalne podpisywanie dokumentów - tłumaczy Łukasz Konikiewicz, CEO EuroCert.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest dziś ogromnym ułatwieniem w pracy kancelarii prawnych obsługujących spółki, w których zarządach zasiadają obcokrajowcy. Wykorzystanie podpisu usprawnia finalizację spraw bez konieczności wizyty w samym urzędzie, jak również umożliwia terminowe składanie sprawozdań finansowych spółek prawa handlowego. Ułatwia również uzyskanie pełnomocnictwa dla kancelarii przy zakładaniu spółek w Polsce w imieniu osób przebywających poza jej granicami.