Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wchodzi w życie dopiero w 2024 roku, dlatego wielu księgowych i przedsiębiorców uważa, że ma jeszcze miesiące na wdrożenie w jego funkcjonalność. Tymczasem producenci oprogramowania wspierającego pracę księgowych i biur rachunkowych biją na alarm! Czasu na naukę jest bardzo niewiele i warto już teraz sprawdzić nowy system w praktyce.

Od kiedy system KSeF będzie obowiązkowy?

1 stycznia 2022 roku wystartował długo przygotowywany i jeszcze dłużej zapowiadany system KSeF. Głównym założeniem wprowadzenia KseF jest jak najszybsze wdrożenie rozwiązań cyfrowych w polskich przedsiębiorstwach. Większa transparentność w zawieranych umowach na linii B2B lub B2C, a także usprawnienie i zabezpieczenie elektronicznego przepływu dokumentów to dodatkowe zalety, które są związane z docelowym korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur.

Chociaż wiele osób nadal się wzbrania przed sprawdzeniem, jak działa KSeF, wdrożenie go będzie nieuniknione. Dla najbardziej opornych i zbuntowanych, którzy nie zaczną korzystać z systemu w przyszłym roku – resort finansów przygotował szereg sankcji. Do stosowania KSeF powinno motywować przedsiębiorców przede wszystkim to, że dokument wystawiony z pominięciem tego systemu nie będzie po prostu uznany za fakturę i nie będzie rodził żadnych prawnych konsekwencji związanych z jej wydaniem.

Dlaczego już teraz warto poznać KseF?

Jedną z głównych zalet, które już dziś mogą przekonać przedsiębiorców – czynnych płatników VAT – do korzystania z KSeF, jest możliwość szybszego zwrotu VAT z przeprowadzanych transakcji. Co więcej, jednolity wzorzec faktur ustrukturyzowanych i spójny wzorzec numeryczny sprawiają, że wystawianie, porządkowanie i weryfikacja faktur staną się łatwiejsze.

Producenci programów wspierających księgowość już gotowi na KSeF, ale użytkownicy jeszcze nie…

Zdecydowanie mniej czasu na wdrożenie KSeF w życie mają producenci oprogramowania wspierającego pracę księgowych i biur rachunkowych. Ci najlepsi już od zeszłego roku oferują oprogramowanie zintegrowane z resortowym systemem informatycznym.

- Już w maju 2022 roku udostępniliśmy użytkownikom SaldeoSMART możliwość swobodnego wystawiania faktur i ich automatycznego wysyłania do systemu KSeF. Mimo intensywnych prac i szybkiego wdrożenia tej integracji bardzo długo czekaliśmy na jakikolwiek ruch ze strony użytkowników aplikacji. Czas mija, a niewiele się w tym obszarze zmienia. Wciąż wielu klientów nie korzysta z tej funkcji, choć są technologicznie przygotowani i mają dostęp do kompleksowych materiałów edukacyjnych – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Jak widać, przyczyną małego zainteresowania KSeF-em wcale nie jest brak odpowiednio zintegrowanych narzędzi i aplikacji, a raczej brak gotowości na cyfryzację biznesu.

- Mamy nadzieję, że system zacznie w końcu zyskiwać na popularności. Dużo zależy dziś od instytucji rządowych i samych producentów oprogramowania dla księgowych oraz przedsiębiorców. Dzięki nieustannemu edukowaniu i zachęcaniu księgowych i biur rachunkowych do rozpoczęcia korzystania z tej funkcjonalności, możemy sporo zdziałać i uchronić firmy przed przykrymi niespodziankami. Ci, którzy chcą uniknąć bolesnego zderzenia się z KSeF w pierwszym dniu jego obligatoryjnego obowiązywania, powinni zacząć zgłębiać temat już teraz, kiedy czasu na wdrożenie jest więcej – dodaje Krzysztof Wojtas.

KSeF odkładamy na potem

Powodem odkładania spraw związanych z KSeF na dalszy plan jest często brak czasu. Zmęczeni księgowi do tej pory zmagają się ze skutkami nowelizacji związanych z rewolucyjnym Polskim Ładem. To dlatego z niechęcią spoglądają w kierunku nowych szkoleń – szczególnie tych, do których się „nie pali”. Niestety to właśnie one – przewrotnie – uprościłyby wiele procesów.

Podobnie jest z przedsiębiorcami. Jeżeli nie skusi ich możliwość uzyskania szybszego zwrotu VAT, prawdopodobnie w natłoku spraw i problemów związanych z rosnącą inflacją nie będą z zainteresowaniem zgłębiać tematyki KSeF. W obliczu ciężkiej sytuacji ekonomicznej i zapowiadanych kolejnych już podwyżek właściciele firm poważnie obawiają się o przyszłość swojego biznesu. To wszystko sprawia, że 1 stycznia 2024 roku, w którym to KseF będzie obowiązkowy, jest terminem wyjątkowo odległym, nieleżącym jeszcze w sferze realnych planów przedsiębiorcy.

- Wbrew opiniom krążącym wśród przedsiębiorców KSeF nie jest taki zły, jak go malują. Ja osobiście upatruję w nim nowej szansy na cyfryzację polskiej księgowości, która w dużej mierze wciąż opiera się na przetwarzaniu papierowych dokumentów. A przecież elektroniczny obieg dokumentów to większa wygoda, szybkość i bezpieczeństwo. Warto więc pamiętać, że ujednolicenie e-faktur to nie tylko zmiana formalności, ale przede wszystkim ogrom nowych możliwości. Gorąco wierzę w to, że w 2023 roku coraz więcej osób zacznie korzystać z tego rozwiązania, pozwala ono bowiem na uproszczenie wielu spraw związanych z prowadzeniem nowoczesnej księgowości – podsumowuje Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Nowoczesne technologie w księgowości nie są  przeszkodą, a kołem napędowym. Nie tylko upraszczają pracę, ale również pozwalają zaoszczędzić czas, który w branży księgowej jest na wagę złota. Czy nie korzystniej jest już dziś przeznaczyć go na naukę nowego systemu, po to aby w przyszłości mieć go więcej na rozwój biznesu?