7 sierpnia 2023 r. prezydent RP podpisał ustawę z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, wprowadzającą obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur przez podatników od 1 lipca 2024 roku. Z kolei mali i średni przedsiębiorcy zwolnieni z VAT będą mieli obowiązek korzystania z KSeF od 1 stycznia 2025 roku.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolski systemem teleinformatyczny umożliwiający wystawianie e-faktur. Celem KSeF jest udostępnienie podatnikom narzędzia do wystawiania i przekazywania faktur ustrukturyzowanych, które obok faktur papierowych oraz faktur elektronicznych, są jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji.

Krajowy System e-Faktur jest dostępny od 1 stycznia 2022 r. Ministerstwo Finansów podkreśla, że usystematyzowany standard e-faktury ma uprościć i zautomatyzować dokumentowanie transakcji, co ma na celu obniżenie kosztów przez podatników oraz przyspieszenie całego procesu fakturowania.

Krajowy System e-Faktur – najważniejsze założenia

Do głównych założeń ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF należą przede wszystkim:

• obowiązkowe korzystanie z KSeF przez podatników od 1 lipca 2024 r.,
• dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT ten termin to 1 stycznia 2025 r.,
• wyłączone z KSeF będą faktury konsumenckie oraz bilety spełniające funkcje faktur (w tym paragony z autostrad) a także faktury wystawiane w procedurach OSS oraz IOSS,
• sankcje zostały złagodzone w porównaniu z pierwotnymi założeniami, natomiast ich obowiązywanie zostało odroczone do 1 stycznia 2025 r., co daje czas podatnikom na zapoznanie się z działaniem systemu oraz dostosowaniem firmy bez ponoszenia konsekwencji z powodu błędów,
• w przypadku problemów technicznych po stronie podatnika przewidziana jest możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza systemem i przekazanie faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu jej w trybie offline,
• tylko do 2024 roku faktury z kas rejestrujących mogą być wystawiane w dotychczasowej formie,
• również do końca 2024 roku paragon fiskalny z NIP będzie uznawany za fakturę uproszczoną.

Jakie korzyści daje korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur?

Ustawa przewiduje szereg korzyści dla podatników, w tym podatkowych oraz związanych z ogólnym funkcjonowaniem ich firm. Główną korzyścią dla korzystających z KSeF jest możliwość zwrotu podatku od towarów i usług w skróconym terminie 40 dni, zamiast standardowych 60, co może korzystnie wpłynąć na płynność finansową.

Ministerstwo Finansów podkreśla, że wprowadzenie KSeF eliminuje konieczność wystawiania duplikatów faktur – w systemie dokumenty będą przechowywane przez 10 lat, w związku z czym kontrahenci w każdym momencie będą mieli dostęp do faktury.

Organy podatkowe będą miały stały dostęp do KSeF w związku z czym nie będzie już konieczności przesyłania faktur na żądanie (JPK_FA). Podatnicy na bieżąco będą mieć dostęp do wystawionych faktur, co ma duży wpływ na zarządzanie firmą.

Podstawa prawna:
– ustawa z 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Przepisy nie zostały jeszcze opublikowane w Dzienniku Ustaw)