Podróż służbowa pracownika jest związana z określonymi kosztami. Poniżej wskazujemy na wydatki, które musi pokryć w związku z nimi pracodawca oraz limity obowiązujące od 1 stycznia 2023 roku.

Podróż służbowa to wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej pracownikowi przysługują:

• diety: przy podróży krajowej – ekwiwalent zwiększonych kosztów wyżywienia, a przy podróżach zagranicznych – ekwiwalent kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków,
• zwrot kosztów: dojazdów środkami komunikacji miejscowej, przejazdów, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

KOSZTY PODRÓŻY KRAJOWEJ PRACOWNIKA

1. Diety

Minimalna wysokość diety krajowej to 45 zł za dobę podróży.

Jeżeli podróż trwa:

• mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje
• od 8 do 12 godzin –przysługuje 50% diety
• ponad 12 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości.

W sytuacji, gdy pracownik otrzymuje bezpłatne wyżywienie, dieta jest obniżana. Dotyczy to także zakwaterowania w hotelu z wyżywieniem. Za śniadanie dolicza się 25% diety, za obiad 50% diety, za kolację 25% diety.

2. Noclegi

Za nocleg w hotelu przysługuje pracownikowi zwrot poniesionej przez niego opłaty udokumentowanej rachunkiem. Kwota za jedną noc nie może jednak przekraczać dwudziestokrotności diety (900 zł).

Jeśli pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu, a on nie przedstawi rachunku za nocleg, będzie przysługiwał mu ryczałt w wysokości 150% diety, czyli 67,50 zł.

KOSZTY PODRÓŻY ZAGRANICZNEJ PRACOWNIKA

1. Diety

W firmach, które nie posiadają wewnętrznych uregulowań w zakresie naliczania diet zagranicznych (np. w formie regulaminu wynagradzania), dla obliczania diet stosuje się stawki określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 2302).

Wysokość diety w podróży zagranicznej jest zależna od państwa, do którego jest delegowany.

W przypadku Francji jest to 55 EUR, Włoch – 53 EUR, Wielkiej Brytanii – 45 GBP.

Pracodawca może ustalić inne limity, niż te określone w przepisach. Ważne, by minimalna kwota diety w podróży zagranicznej nie była mniej korzystna, niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Oznacza to, że stawka diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określona w rozporządzeniu, jest stawką minimalną.

WAŻNE! Jeśli pracodawca ustali i wypłaci pracownikowi dietę wyższą niż limit określony we wskazanym wyżej rozporządzeniu, nadwyżka będzie stanowiła dla niego przychód, od którego zapłaci podatek.

Jeżeli podróż trwa:

• do 8 godzin – pracownikowi przysługuje 1/3 diety,
• ponad 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin – pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Czas podróży zagranicznej jest nalicza się:

• podróż lotnicza – od momentu startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
• podróż lądowa – od przekroczenia granicy państwa w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju
• podróż morska – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

2. Noclegi

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, ale do limitu określonego w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Dla każdego kraju ustalony jest odrębny limit. W przypadku Francji jest to 200 EUR, Włoch – 192 EUR, Wielkiej Brytanii – 220 GBP.

3. Dojazdy

W docelowej miejscowości za granicą (również tam, gdzie pracownik nocował) pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości jednej diety z tytułu pokrycia kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. W przypadku dojazdu w jedną stronę, ryczałt wynosi 50% diety.

WAŻNE! Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik odbywa podróż służbowym lub prywatnym pojazdem lub ma zapewnione bezpłatne dojazdy.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie państw, do których obywateli stosuje się niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową oraz przepisy dotyczące oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi