Biura rachunkowe muszą być odpowiednio przygotowane na wprowadzenie KSeF, który będzie obowiązkowy od lipca 2024 roku. Solidne poznanie tego systemu i sprawdzenie zintegrowanych z nim rozwiązań wspierających pracę księgowych pozwoli na modyfikację dotychczasowych procedur oraz eliminację potencjalnych problemów. Początek roku to ostatnia szansa na testy i dostosowanie się do nowych realiów.

Obligatoryjny KSeF już od lipca 2024 roku

Od lipca 2024 roku wejdzie w życie obligatoryjne e-fakturowanie, obejmujące czynności opodatkowane podatkiem VAT w Polsce, zwłaszcza transakcje B2B i B2G. Faktury ustrukturyzowane będą musiały być wystawiane zgodnie z przepisami KSeF. Obowiązek ten dotyczy podatników z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

Choć aktualne zmiany polityczne mogłyby wpłynąć na decyzję dotyczącą przesunięcia terminu obowiązywania KSeF w Polsce, to obecnie przedsiębiorcy i księgowi powinni przygotowywać się do tego, że nowe regulacje staną się faktem w lipcu 2024 roku. Oczekując ewentualnych zmian, nie można bagatelizować konieczności przystosowania się do nowego systemu e-faktur. Warto już teraz się z nim zapoznać, aby uniknąć potencjalnych komplikacji, kiedy KSeF stanie się obowiązkowy.

Najwyższa pora na solidne testowanie pracy z Krajowym Systemem e-Faktur

W związku z Krajowym Systemem e-Faktur rozszerza się także obszar obowiązków księgowego. Dziś musi on wykazać się znajomością przepisów dotyczących KSeF-u, przygotować dokumentację i procedury dotyczące pracy z nowym systemem, a także przeszkolić pracowników biura rachunkowego i przedsiębiorstwa w zakresie nowych wymagań. W procesie wdrażania KSeF biuro rachunkowe odgrywa rolę zarówno nadzorcy, monitorującego zgodność procesów z przepisami, jak i mentora, wspierającego zespół w dostosowaniu procedur firmy do nowych standardów.

Księgowi są zatem w pierwszym szeregu, który musi stawić czoła nadchodzącym zmianom. Rozpoczęcie korzystania z KSeF nie ogranicza się jednak jedynie do aspektów technologicznych. Biura rachunkowe muszą dostosować również swoje struktury organizacyjne i procedury pracy do nowych realiów. Wcześniejsze przetestowanie przesyłania i pobierania faktur z KSeF pozwoli dokładniej zidentyfikować obszary, które wymagają modyfikacji, zarówno pod względem administracyjnym, jak i operacyjnym.

- Księgowi, którzy już teraz przygotują się do pracy z KSeF, mogą stanowić wzór dla innych przedsiębiorstw. Taka gotowość do cyfrowej transformacji wpływa na wizerunek biura rachunkowego. Buduje zaufanie klientów i świadczy o profesjonalizmie – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Pamiętajmy też, że biura rachunkowe pełnią nie tylko rolę wykonawczą, ale także edukacyjną wobec swoich klientów. Solidne sprawdzenie KSeF w praktyce pozwoli im na zdobycie dogłębnej wiedzy na temat systemu. Księgowi, którzy już teraz integrują pracę z KSeF ze swoimi procedurami, będą mogli służyć pomocą klientom biura w przejściu na nowe standardy fakturowania.

KSeF w księgowości. Im szybciej, tym lepiej!

Korzystanie z KSeF jest dobrowolne od stycznia 2022 r. Jednak mimo pełnej gotowości Krajowego Systemu e-Faktur zaskakująco niewiele osób korzysta z tego narzędzia. To błąd, którego skutki mogą być odczuwalne w przyszłości. Im szybciej przedsiębiorcy oraz biura rachunkowe zaczną wykorzystywać KSeF, tym lepiej, ponieważ umożliwi to sprawną adaptację do nowych standardów fakturowania.

- Pamiętajmy, że KSeF oferuje szereg korzyści, takich jak usprawniona obsługa faktur, redukcja błędów czy zwiększenie efektywności procesów księgowych. To także ważny krok w kierunku cyfryzacji biznesu, rezygnacji z papierowych dokumentów, bazowania na elektronicznych archiwach. To wszystko przekłada się na większą wygodę i bezpieczeństwo nie tylko codziennej pracy, ale i prowadzenia biznesu – dodaje ekspert z SaldeoSMART.

Przygotowanie do zmian administracyjnych

Biura księgowe muszą już teraz zacząć organizować swoje struktury, procedury oraz przygotowywać odpowiednie umowy i upoważnienia.

- Testowanie działania KSeF to nie tylko kwestia techniczna, ale także administracyjna. Początek 2024 roku to już ostatni moment na to, żeby zorganizować w biurach rachunkowych nowe procedury, umowy, upoważnienia. To czas na zaproponowanie klientowi dostępnych wariantów, zorganizowanie współpracy, ale też edukowanie w zakresie KSeF przedsiębiorców, z którymi współpracujemy – mówi Kamila Cieszkowska, księgowa, właścicielka Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy.

Księgowi korzystają z różnorodnych narzędzi do zarządzania dokumentacją i fakturami. Teraz jest ostatni moment na sprawdzenie, czy programy, z których korzystają, są zintegrowane z KSeF. To także szansa na identyfikację ewentualnych problemów systemowych i ich rozwiązanie przed 1 lipca 2024.

Jak przygotować się do pracy z KSeF?

Przygotowanie do korzystania z Krajowego Systemu e-Fakturowania można skutecznie rozpocząć poprzez wprowadzenie cyfrowego modelu wymiany dokumentów między biurem rachunkowym a klientami. To pierwszy krok, który umożliwi szybkie porzucenie tradycyjnego przetwarzania dokumentów w formie papierowej na rzecz obsługi klientów w środowisku cyfrowym. Już teraz przepisy pozwalają na pracę na dokumentach cyfrowych, a eksperci zalecają korzystanie z tej możliwości.

Kolejnym krokiem jest weryfikacja, czy używane obecnie narzędzia wspierające pracę księgowych są kompatybilne z KSeF. Biura rachunkowe powinny skontaktować się z dostawcami oprogramowania, żeby uzyskać informacje na temat integracji z nowym systemem. Testowanie pracy z KSeF to także okazja do przygotowania własnych procedur obsługi nowego systemu. Biura rachunkowe powinny stworzyć plan działania, który obejmuje proces wystawiania, wysyłania, odbierania i przechowywania e-faktur.      

- KSeF najlepiej wypróbować na przykładzie własnej firmy. Czyli wystawić faktury jako biuro rachunkowe, wysłać je do KSeF, odebrać z poziomu klienta i sprawdzić, jaki faktycznie jest czas nadawania UPO, jak ta procedura wygląda po stronie klienta, jak pobiera się faktura, z jakimi wyzwaniami możemy się spotkać. Oczywiście wcześniej trzeba zdobyć upoważnienia do KSeF od klientów, dlatego nie ma naprawdę na co czekać. My jako biuro chcemy zacząć takie testowanie już w styczniu. Skoro mamy narzędzia, mamy SaldeoSMART zintegrowane z KSeF, to chcemy jak najszybciej sprawdzić, jak to zadziała w praktyce. Tym bardziej że kto jak nie biuro rachunkowe powinien zrobić ten pierwszy krok i potem przeprowadzić przez cały proces przedsiębiorcę? – dodaje Kamila Cieszkowska.

KSeF to na pewno dużo pracy dla biur rachunkowych, ale też szansa na pełnienie roli lidera w nowej erze cyfrowej księgowości. Gotowość na KSeF to ważny sprawdzian, a biura, które podejdą do tego zadania z determinacją i profesjonalizmem, z pewnością zbudują mocne fundamenty dla nowoczesnej księgowości w Polsce.